الفرق بين الطلب وأمر الشراء

قد يكون إقناع موظفيك بملء الأعمال الورقية الإضافية عندما يحتاجون إلى مواد أو لوازم أمرًا صعبًا ، لكن وضع نظام مشتريات في مكانه يساعد في التحكم في التكاليف وإنشاء مسار ورقي عندما تحاول تدقيق حساباتك المالية. تعتبر طلبات الشراء وأوامر الشراء من المستندات الأساسية في عملية الحصول على العناصر التي يحتاجها عملك للعمل ، وتوحيد عملية الطلب داخليًا وخارجيًا.

تلميح

طلب الشراء هو نموذج يرسله قسم داخلي بشركتك ، مثل غرفة البريد ، إلى قسم المشتريات في شركتك يسرد العناصر التي يريد قسم المشتريات طلبها من بائع خارجي. بمجرد أن يوافق قسم المشتريات في الشركة على طلب الشراء ، فإنه يصدر أمر شراء للبائع الخارجي للبضائع المطلوبة ، ويبدأ حركة المبيعات.

تقديم طلب شراء

طلب الشراء هو نموذج يرسله قسم داخلي بشركتك ، مثل غرفة البريد ، إلى قسم المشتريات في شركتك يسرد العناصر التي يريد قسم المشتريات طلبها من بائع خارجي. على الرغم من اختلاف النماذج الفردية حسب العمل ، تتطلب طلبات الشراء عمومًا معلومات محددة ، بما في ذلك اسم القسم الذي يطلب العناصر والعدد الدقيق للعناصر المطلوبة ووصفًا عامًا للعناصر والاسم القانوني للمورد الخارجي المعتاد والسعر المتوقع من الشراء. تتم الموافقة على طلب الشراء أو رفضه من قبل قسم المشتريات.

متى تكون الطلبات مطلوبة؟

بالنسبة للمشتريات الصغيرة ، غالبًا ما يكون الإجراء القياسي للأقسام الداخلية هو شراء العناصر مباشرةً من تجار التجزئة باستخدام بطاقة ائتمان الشركة وتخطي عملية طلب قسم المشتريات تمامًا. عادة ، تتطلب الشركات طلب شراء عندما يتجاوز الشراء المقترح مبلغًا معينًا. على سبيل المثال ، تطلب جامعة تافتس طلب شراء لمعظم المشتريات التي تزيد عن 2000 دولار. تتطلب الشركات الأخرى أوامر الشراء لعمليات الشراء الصغيرة

إصدار أوامر الشراء

بمجرد أن يوافق قسم المشتريات في الشركة على طلب الشراء ، فإنه يصدر أمر شراء للبائع الخارجي للبضائع المطلوبة ، ويبدأ حركة المبيعات. يجب أن تتضمن أوامر الشراء معلومات معينة ، مثل اسم مكتب المشتريات والعناصر التي يتم شراؤها وعنوان الشحن وشروط الدفع وتعليمات الفواتير ورقم أمر الشراء. للمساعدة في حفظ السجلات ، عادةً ما يكون لأوامر الشراء نفس رقم طلب الشراء المرتبط. بمجرد قبول البائع الخارجي لأمر الشراء ، يصبح عقدًا ملزمًا لكل من المشتري والبائع.

أوامر الشراء للمعاملات الداخلية

طلب الشراء هو مستند داخلي يتم إرساله من قسم إلى آخر يطلب من الشركة شراء أصناف من بائع خارجي. عادةً ما يكون أمر الشراء عبارة عن مستند خارجي ينتقل إلى طرف خارجي كجزء من معاملة المبيعات. ومع ذلك ، يمكن استخدامه أيضًا داخليًا. في بعض الأحيان يرغب قسم من أقسام الشركة في شراء معدات أو مواد من قسم آخر في مثل هذه الحالات ، تطلب العديد من الشركات من قسم المشتريات تقديم طلب شراء بين الأقسام.

يمكن أن تكون أوامر الشراء بين الأقسام مفيدة للمكتب المالي أو مكتب المحاسبة في الشركات الكبيرة حيث يكون للأقسام ميزانيات تشغيل منفصلة.