ميزات نظام إدارة المعلومات

يجمع نظام إدارة المعلومات البيانات المخزنة في مجموعة متنوعة من التنسيقات ويديرها ويجعلها في متناول الأشخاص الذين يحتاجون إليها. في كثير من الأحيان ، تحتاج الشركات الصغيرة فقط إلى إدارة مستندات المكتب وجداول البيانات وإتاحتها للموظفين. قد يحتاج الآخرون إلى جمع وإدارة معلومات مفصلة عن بيانات العملاء. لا تزال أنظمة إدارة المعلومات الأخرى تجعل البيانات متاحة للمؤسسات الكبيرة أو حتى للجمهور بشكل عام من خلال موقع ويب.

بغض النظر عن متطلبات المؤسسة، ينبغي أن يكون نظام إدارة المعلومات جيدة قادرة على جمع وتخزين و إدارة البيانات ط ن الأشكال التي تتطلب و تقديم المعلومات حسب الحاجة على منصات مناسبة للأشخاص الذين في حاجة إليها.

فهم نظم إدارة المعلومات

بدلاً من حزمة برامج واحدة ، فكر في نظام إدارة المعلومات كنظام من القواعد التي وضعتها شركتك لتحديد كيفية جمع الموظفين للمعلومات وتخزينها والوصول إليها. إذا كان عملك يستخدم حاليًا الكثير من المنتجات المختلفة التي لا تتواصل مع بعضها البعض ، فقد تحتاج إلى مساعدة خبير ، مثل بائع التجزئة ذي القيمة المضافة ، لدمج بياناتك قبل أن تتمكن من وضع نظام إدارة المعلومات في مكانه.

يجب جمع المعلومات وتخزينها

تمتلك معظم الشركات معلومات في مجموعة متنوعة من التنسيقات المختلفة مخزنة في أكثر من مكان واحد. قد يتم تخزين بعض الملفات على خادم الشركة ، بينما يتم تخزين البعض الآخر محليًا على أجهزة سطح المكتب وأجهزة الكمبيوتر المحمولة ، بينما لا يزال يتم تخزين ملفات أخرى في السحابة ، مع خدمات مثل Google Drive أو Microsoft OneDrive. قد تحافظ الأدوات المتخصصة ، مثل برنامج إدارة علاقات العملاء (CRM) أو برنامج إدارة المخزون ، على المعلومات مستقلة عن هذه الأنظمة الأخرى.

يقوم نظام إدارة المعلومات بمركزية المعلومات بحيث لا يتم تكرارها في أماكن مختلفة أو في أشكال مختلفة ، مما يؤدي غالبًا إلى إصدارات متنوعة قليلاً من المستندات يمكن الوصول إليها من قبل أشخاص مختلفين في أوقات مختلفة.

مثال : إذا كان لديك برنامج CRM ، فيجب تخزين جميع معلومات العميل هناك وعدم تكرارها في أماكن أخرى. يجب أن تكون المستندات وجداول البيانات إما على خادم الشركة أو في حل سحابي ، حيث يمكن للجميع الوصول إليها ، ويتم نسخها احتياطيًا وتأمينها.

يجب أن تكون المعلومات قابلة للإدارة

يجب أن يكون للمديرين حق الوصول إلى جميع معلومات الشركة المطلوبة من قبل إداراتهم. يجب أن يكونوا قادرين على الموافقة على التغييرات التي تطرأ على المستندات الحالية أو رفضها بالإضافة إلى إنشاء مستندات جديدة. يجب نسخ البيانات احتياطيًا بحيث إذا تم حذف ملف أو اختراقه ، فيمكن استعادته. يجب أيضًا تقييد الوصول إلى البيانات حتى يتمكن من يحتاجون إليها فقط.

مثال: إذا قام موظف بإجراء تغيير على خطاب قياسي تم إرساله إلى العملاء ، فسيكون المدير قادرًا على مراجعة التغيير والموافقة عليه ، أو إعادة المستند إلى إصدار سابق. هذه ميزة قياسية في أنظمة مثل Google Drive و OneDrive و Microsoft SharePoint ، حيث يمكن لمالكي المستندات الموافقة على التغييرات أو رفضها بالإضافة إلى الحد من قدرات التحرير والقدرة على الوصول إلى المعلومات لأشخاص محددين.

يجب أن تكون المعلومات متاحة

بالنسبة لبعض الشركات الصغيرة ، فإن الحصول على معلومات يمكن الوصول إليها فقط على أجهزة كمبيوتر الشركة هو كل ما هو مطلوب. ولكن اليوم ، تتطلب المزيد والمزيد من الشركات الوصول إلى المعلومات خارج الموقع ، وكذلك على الأجهزة اللوحية والهواتف الذكية. يمكن تحقيق ذلك من خلال إتاحة الوصول إلى المعلومات عبر خادم ويب آمن ، وفي كثير من الحالات ، من خلال تطبيق جوال.

مثال: باستخدام Microsoft Sharepoint ، يمكنك إعداد موقع ويب لبوابة الشركة يستخدمه الموظفون فقط. يمكن للمديرين إعداد مهام سير العمل للمشاريع لضمان مساهمة الجميع عند الحاجة. يمكن للمديرين أيضًا تعيين متطلبات الموافقة للصفحات المنشورة على بوابة الشركة وتعيين أذونات لموظفين أو مجموعات محددة لضمان إجراء التغييرات فقط بواسطة الأشخاص المصرح لهم بذلك. يمكن للجميع الوصول إلى المعلومات من خلال مستعرض ويب أو من خلال تطبيق SharePoint على الأجهزة اللوحية والهواتف الذكية الخاصة بهم.