ما هو نموذج طلب الشراء؟

غالبًا ما تبدأ الشركات الصغيرة بميزانية محدودة. هذا يجعل التحكم في التكاليف ضروريًا لصحة الشركة على المدى الطويل. تتمثل إحدى طرق خفض النفقات وتشجيع الإنفاق المسؤول في تطوير عملية طلب داخلية لجميع المشتريات الجديدة.

نموذج طلب الشراء

نموذج طلب الشراء هو مستند داخلي يستخدمه الموظفون لطلب شراء عنصر معين. يصف الموظف المنتج وسبب الحاجة إليه. ثم يتم إرسال هذا النموذج إلى الأفراد والأقسام الأخرى داخل الشركة لمراجعته والموافقة عليه.

عملية الطلب

عملية الطلب هي عملية داخلية وتختلف بين الشركات. ومع ذلك ، قد تعمل عملية طلب الشراء النموذجية على النحو التالي:

  1. يحتاج الموظف إلى جهاز كمبيوتر محمول جديد ويحصل على نموذج طلب. تصف الكمبيوتر المحمول الذي تريده ، وإذا لزم الأمر ، تشرح سبب حاجتها إليه. ثم تطلب من رئيس قسمها التوقيع على نموذج الطلب.

  2. بعد أن يوقع المشرف على النموذج ، قد يتوجه إلى قسم تقنية المعلومات ، حتى يتمكن المتخصصون في القسم من التأكد من توافق الكمبيوتر مع أنظمة الشركة وأنه يفي بمعايير أمن البيانات.

  3. بعد موافقة قسم تكنولوجيا المعلومات ، يذهب الطلب إلى قسم المشتريات. يقوم موظفو القسم بتوفير الكمبيوتر من بين العديد من بائعي التجزئة ويختارون شرائه من بائع التجزئة الذي يقدم أفضل سعر. يقوم قسم المشتريات بإصدار أمر شراء للبائع.

مزايا عملية الطلب

هناك العديد من المزايا لعملية الطلب ، حتى بالنسبة للشركات الصغيرة:

  • الشفافية: تتطلب عملية الطلب من الموظفين والمشرفين عليهم تبرير الشراء. يمكن أن تؤدي عملية تدوين سبب الحاجة إلى منتج معين إلى تقليل عمليات الشراء غير الضرورية. يمكنه أيضًا تقليل الإنفاق الزائد على العناصر باهظة الثمن عندما يلبي منتج أقل تكلفة احتياجات الشركة.

  • الوظائف والتوافق: قد تكون بعض المنتجات ، وخاصة إلكترونيات البرامج ، غير متوافقة مع معدات وأنظمة الشركة الحالية. من خلال مطالبة رؤساء الإدارات الأخرى ذات الصلة بالتوقيع على عملية شراء ، تقلل الشركة أو تلغي الحاجة إلى إرجاع منتج عندما يتم اكتشاف أنه ليس مناسبًا للشركة.

  • الحصول على أفضل صفقة: يمكن لإدارات المشتريات ، أو مسؤول المشتريات ، تطوير العلاقات مع البائعين وتأمين الأسعار المفضلة للعديد من المنتجات.

اعتبارات عملية الطلب الأخرى

بعض الشركات لا تتطلب نماذج طلبات لجميع المشتريات. على سبيل المثال ، قد تقرر الشركة أن المشتريات للعناصر التي تقل تكلفتها عن 100 دولار والتي ليست برامج أو أجهزة كمبيوتر أو أجهزة طرفية يمكن الموافقة عليها وطلبها مباشرة من قبل مدير القسم. قد تكون عملية طلب الشراء مبالغة بالنسبة إلى شركة صغيرة جدًا ، مع موظف واحد أو اثنين فقط. ومع ذلك ، مع نمو الأعمال التجارية ، تعد مراجعة عمليات الشراء وتنفيذ العمليات الجديدة فكرة جيدة دائمًا.