كيفية معالجة مجموعة في رسائل البريد الإلكتروني

تتطلب مخاطبة مجموعة من الأشخاص عبر البريد الإلكتروني القليل من التخطيط المسبق. بصفتك مالكًا لنشاط تجاري صغير ، عليك أن تضع في اعتبارك خصوصية المستلمين ، والقوانين التي تحكم البريد الإلكتروني التجاري ، والآداب المطلوبة فيما يتعلق بمن يُخاطب ، وكيف تكتب إليهم. إذا كنت تخطط لإرسال رسائل بريد إلكتروني مستقبلية إلى نفس المجموعة ، فيمكنك إعداد قائمة مجموعة في معظم العملاء مثل Microsoft Outlook لاستخدامها كقائمة توزيع.

إلى ، CC أو BCC

1

تخيل أنك في غرفة مع كل شخص سيتلقى البريد الإلكتروني للمجموعة. ضع في اعتبارك علاقتهم بك ، وبعضهم البعض ، ومصالحهم في المعلومات التي ترسلها.

2

ضع اسمك في الحقل "إلى" ، ثم ضع أسماء أعضاء المجموعة في حقل "BCC" (نسخة كربونية عمياء) إذا لم يكن هؤلاء الأفراد على دراية ببعضهم البعض بالفعل. يتم منع جميع المعلومات المُدخلة في حقل نسخة مخفية الوجهة ، لذلك لن يرى أي شخص أي أسماء أو عناوين بريد إلكتروني باستثناء عنوانك. هذا مناسب ، على سبيل المثال ، إذا كنت ترسل بريدًا إلكترونيًا إلى جميع عملائك. تذكر أن الخصوصية تتفوق على جميع آداب البريد الإلكتروني الأخرى.

3

أدخل أسماء كل شخص تخاطبه مباشرةً في الحقل "إلى". هذا مناسب ، على سبيل المثال ، إذا كنت ترسل رسالة إلى جميع موظفيك حول تغيير ساعات العمل. عند رؤية أسمائهم في الحقل "إلى" ، يتم إعلام هؤلاء الموظفين بتوجيه البريد الإلكتروني لكل منهم.

4

ضع أسماء أي شخص لم يتم توجيهه مباشرة في رسالتك ولكن يجب إبلاغه بالرسالة في حقل "نسخة إلى" على سبيل المثال ، إذا كنت ترسل رسالة إلى عميل وتريد إبقاء مندوب المبيعات في الحلقة ، يمكنك إدخال اسم مندوب المبيعات في حقل نسخة.

5

استخدم حقل نسخة مخفية الوجهة بحذر عندما تقوم بتضمين الآخرين في حقلي "إلى" أو "نسخة إلى". قد يكون هذا مناسبًا ، على سبيل المثال ، إذا كنت ترسل رسالة إلى عميل وطلب مورد أو شريك تجاري إبلاغه دون علم العميل بذلك.

مخاطبة المستلمين

1

استخدم تحية عامة في السطر الأول من البريد الإلكتروني ، مثل "تحياتي" أو "يوم جيد" عند مخاطبة مستلمين متعددين. إذا كان لجميع المستلمين نفس العلاقة معك ، فقم بمخاطبتهم على قدم المساواة - على سبيل المثال ، "العملاء الكرام" أو "الموظفون عناية" هذا دليل مهم للمستلمين أن هذه رسالة جماعية مرسلة إلى عدة أفراد.

2

خاطب الشخص الموجود في الحقل "إلى" بالاسم إذا كان هناك شخص واحد فقط في هذا الحقل ويتم إرسال نسخ كربونية للآخرين. يُعلم هذا الشخص أن البريد الإلكتروني موجه إليه ، بينما سيعرف الآخرون على الفور أنهم يتلقون نسخًا كربونية.

3

اكتب الرسالة بأسلوب مناسب للشخص أو الأشخاص الذين تتم مخاطبتهم ، كما لو كنت تتحدث إليهم في العلن أمام الآخرين.

4

قم بتوقيع البريد الإلكتروني كما تفعل عادة للاتصالات الداخلية. إذا كان أي من المستلمين خارج مكان عملك ، فاستخدم اسمك بالكامل واسم شركتك ، بالإضافة إلى عنوانك ورقم هاتفك. ضع في اعتبارك أن قانون CAN-SPAM ينطبق على جميع رسائل البريد الإلكتروني التجارية التي يتم إرسالها خارج نطاق عملك.

إنشاء مجموعة جهات اتصال في Microsoft Outlook

1

ابدأ تشغيل Microsoft Outlook وحدد "مجموعة جهات اتصال جديدة" من قسم "جديد" من علامة التبويب الصفحة الرئيسية.

2

اكتب اسمًا للمجموعة في حقل "الاسم". حدد "إضافة أعضاء" من مجموعة "الأعضاء" في علامة التبويب مجموعة جهات الاتصال.

3

حدد جهة اتصال "من جهات اتصال Outlook" أو "من دفتر العناوين" أو "بريد إلكتروني جديد" كما تريد. لإضافة جهة اتصال بريد إلكتروني جديدة ، يمكنك كتابة المعلومات في مربع الحوار "إضافة عضو جديد". بالنسبة للطرق الأخرى ، ما عليك سوى تحديد الأسماء من القائمة.

4

اكتب اسم المجموعة في الحقل "إلى" أو "نسخة إلى" أو "نسخة مخفية الوجهة" في رسالة البريد الإلكتروني الخاصة بك.