ما هي رموز دفتر الأستاذ العام؟

أكواد دفتر الأستاذ العام هي أرقام تقوم بتعيينها لإدخالات دائنة أو مدين مختلفة لجعل المحاسبة أسهل وأكثر فاعلية. من خلال تخصيص أرقام لأنواع مختلفة من المدفوعات أو المستحقات ، يمكنك قضاء وقت أقل في إدخال البيانات وفرز المعلومات بسرعة وإعداد تقارير بسيطة قد تستخدمها مرة واحدة أو بشكل متكرر.

دفتر الأستاذ العام

دفتر الأستاذ العام هو قائمة بسيطة بإيراداتك ونفقاتك الفعلية. على عكس ورقة الميزانية التي تسرد الإيرادات والمصروفات المتوقعة ، أو تقرير الذمم المدينة أو الدائنين الذي يوضح ما تدين به أو مستحقًا ، يسجل دفتر الأستاذ المعاملات فور حدوثها فقط. حتى إذا كان لديك حساب مصرفي واحد فقط تستخدمه لعملك ، فمن الجيد الاحتفاظ بدفتر الأستاذ العام لاكتشاف أي أخطاء قد ترتكبها أنت أو البنك الذي تتعامل معه. افعل ذلك عن طريق إجراء تسوية شهرية أو مقارنة دفتر الأستاذ الخاص بك بكشف حسابك المصرفي.

إذا كنت تستخدم حسابًا جاريًا وبطاقة ائتمان وخط ائتمان لدفع فواتير عملك ، فإن دفتر الأستاذ العام يتيح لك الاحتفاظ بجميع نفقاتك في مستند واحد.

استخدام أكواد دفتر الأستاذ

أكواد دفتر الأستاذ هي الأرقام التي تستخدمها لتعيين مستحق الدفع أو المستحق حسب النوع. على سبيل المثال ، يمكنك تعيين مدفوعات الهاتف برمز 100. قد تكون مدفوعات الكهرباء الخاصة بك 101. في أي وقت ، يمكنك فرز مستندك حسب رمز دفتر الأستاذ لمعرفة المبلغ الذي دفعته مقابل الهواتف أو المرافق.

تعيين رموز دفتر الأستاذ

إن أبسط طريقة لتعيين أكواد دفتر الأستاذ العام هي البدء برقم ، مثل 100 ، وتعيين كل فئة ائتمان أو خصم لاحقة بأرقام تضيف رقمًا آخر إلى الرقم. في هذه الحالة ، ستكون الرموز الخمسة الأولى هي 100 و 101 و 102 و 103 و 104. لجعل شفراتك أكثر فائدة ، عيّن للأرقام معنى محددًا لتسهيل عملية الفرز.

على سبيل المثال ، ابدأ جميع فئات الخصم بالرقم 1 وجميع فئات الائتمان بالرقم 2. قد يكون أول شفرتين للدين لديك 100 و 101 ، وسيكون أول رمزين للائتمان هما 200 و 201. سيساعدك هذا في العثور على الكل بسرعة من ديونك أو ائتمانك. أضف أرقامًا إضافية لتجميع فئات الدخل والمصروفات الأخرى.

أمثلة على الترميز قيد الاستخدام

إذا كنت تبيع إعلانات مطبوعة للمجلات ولافتات على مواقع الويب الخاصة بك وقمت بتأجير قائمة التوزيع الخاصة بك ، فيمكنك تعيين كل دخل الطباعة بالرقم 2 بعد أول رقم لكود الائتمان ، ودخل البانر الخاص بك برقم 3 ورقم قائمتك بـ 4. في في هذه الحالة ، سيكون دخولك للإعلان المطبوع 120 ، ولافتة الإعلان 130 ، ولقائمة الإيجار 140. يمكنك الاستمرار في تمديد هذا.

على سبيل المثال ، إذا كنت تبيع إعلانات مطبوعة باللونين الأبيض والأسود ، فيمكنك تعيين الرقم الثالث من الكود الخاص بك ليكون 1 للإعلانات الملونة ورقم 2 للإعلانات بالأبيض والأسود. إذا استخدمت رموزًا مكونة من أربعة أرقام ، فسيكون الرمز الخاص بك للإعلانات المطبوعة بالألوان هو 1210 وسيكون الرمز الخاص بك للإعلانات بالأبيض والأسود هو 1220. وهذا يتيح لك تحديد إجمالي مبيعات الطباعة بسرعة وكسر مقدار ما جاء من الإعلانات الملونة.

الأسماء مقابل. الأعداد

بدلاً من استبدال رموز دفتر الأستاذ للكلمات الوصفية ، قم بتضمين كليهما. حتى إذا كنت تعلم أن رمز دفتر الأستاذ 130 يعني عائدات إعلانات البانر ، فقد لا يعرف كاتب الحسابات الجديد أو البديل أو معد الضرائب أكوادك. إذا أخطأت أنت أو محاسب مؤقت في تدوين إدخالاتك عن طريق الخطأ ، فإن وجود كلمات بجوار كل كلمة يمكن أن يساعدك في تصحيح الأخطاء بسرعة

الفرز / المجموع / حساب المتوسط

بالإضافة إلى استخدام أكواد دفتر الأستاذ لتشغيل التقارير لمرة واحدة ، استخدمها لإنشاء إجماليات ومتوسطات لفئات الدخل والمصروفات. يؤدي هذا إلى إنشاء تحديثات في الوقت الفعلي في كل مرة تقوم فيها بإجراء إدخال. على سبيل المثال ، يتيح لك تتبع إجمالي الإنفاق عبر الهاتف أو متوسط ​​نفقات اللوازم المكتبية الشهرية باستخدام خليتي "الإجمالي" و "المتوسط" مقارنة أدائك الحالي بميزانيتك دون الحاجة إلى تشغيل تقارير منفصلة.

نموذج مخطط للحسابات

عندما تكون في شك بشأن قدرتك على إعداد نظام كود دفتر الأستاذ ، ففكر في التعاقد مع محاسب أو محاسب على أساس مؤقت لإعداد نظام أو برنامج مسك الدفاتر الخاص بك. إن صيانة النظام الحالي أسهل عمومًا من البناء من الألف إلى الياء.

أمثلة على الحسابات النقدية:

  • 1110 نقدًا في البنك
  • 1120 المصروفات النثرية

أمثلة على حسابات الإيرادات:

  • 2110 الإيرادات المستحقة

  • 2120 الإيرادات النقدية
  • 2130 الإيرادات غير النقدية

  • 2140 مصادر التمويل الأخرى

أمثلة على المدفوعات قصيرة الأجل:

  • 3110 حسابات دائنة
  • 3120 الفوائد المستحقة الدفع
  • 3130 المطالبات والأحكام مستحقة الدفع

  • 3140 عقد دفع