كيف تساهم إجراءات التوثيق في تحسين الرقابة الداخلية؟

تضع الشركات ضوابط داخلية للحد من المخاطر. تشمل المخاطر المحتملة الخسائر وسوء أداء العقود وسوء الجودة وعدم الامتثال للأنظمة. تفصل إجراءات التوثيق المستندات التي تطلبها الشركة لتنفيذ أنظمة التحكم الخاصة بها وإسناد المسؤولية عن المهام والإجراءات. عادة ما تتطلب الشركات الصغيرة وثائق أو ضوابط أقل من العمليات الكبيرة لأن كل موظف يؤدي وظائف وظيفية عديدة والمسؤوليات أكثر وضوحا. يمكن لإجراءات التوثيق الفعالة التي تؤدي إلى الحد الأدنى من الضوابط الفعالة أن تمنح الشركات الصغيرة ميزة تنافسية.

منظمة

أساس الرقابة الداخلية الفعالة هو مخطط تنظيمي يتضمن توصيفات وظيفية. يجب أن تحدد إجراءات التوثيق أن التوصيفات الوظيفية توضح بوضوح مهام ومسؤوليات كل منصب في الشركة. تحدد إجراءات التوثيق المسؤولية عن إعداد وتحديث المخطط التنظيمي وكيفية استخدام الشركة للمخطط. عادةً ما يتلقى الموظفون نسخة تحتوي على تفاصيل حول وظائفهم ووصف وظيفتهم عند بدء العمل.

السياسات والإجراءات

عادة ما تحدد إجراءات التوثيق أن دليل الموظف يجب أن يحتوي على جميع وثائق السياسات والإجراءات ذات الصلة. وهي توضح بالتفصيل ما يجب أن يتضمنه الدليل ، والمسؤول عن كتابة وتحديث السياسات والإجراءات ، وكيف تقوم الشركة بتوصيلها للموظفين. تحدد إجراءات التوثيق عادةً أن يتلقى الموظفون نسخة من الدليل عند بدء العمل ، ويوقعون على استلامهم له ويوافقون على الالتزام بالسياسات والإجراءات. يتلقون التحديثات فور حدوثها.

التراخيص والموافقات

تشكل المخططات التنظيمية وأدلة الموظفين الموثقة أساس الضوابط الداخلية ولكن يجب أن تحتوي على تدابير الرقابة الفعلية. إجراءات التوثيق بالتفصيل هذه التدابير. يصفون المستندات التي تسرد الموظفين الذين يمكنهم اتخاذ القرارات والذين يمكنهم الموافقة على النفقات. يجب أن تحدد كل وثيقة من هذه الوثائق بالضبط ما يمكن للموظف أن يأذن به أو يوافق عليه ، والشكل الذي ستتخذه الموافقة أو التفويض ، والحدود. مثال نموذجي هو أن موظفًا معينًا مصرح له بالموافقة على عملية شراء تصل إلى 10000 دولار عن طريق التهيئة الأولية لطلب الشراء المقابل.

التوثيق الداعم

تعتمد أنظمة الرقابة الداخلية القوية على الوثائق الداعمة لتفصيل أساس القرارات. تحدد إجراءات التوثيق القرارات التي تتطلب وثائق داعمة وتفصل طبيعتها. على سبيل المثال ، قد تتطلب الموافقة على أمر الشراء طلبًا. يحدد إجراء التوثيق أنه يجب على الموظف إعداد طلب قبل طلب الموافقة على أمر الشراء ، ويفصل المعلومات التي يجب أن يحتوي عليها الطلب.

الإبلاغ

يعد الإبلاغ عن معلومات الشركة المهمة أحد العناصر الأساسية في الرقابة الداخلية. تعزز إجراءات التوثيق الرقابة الداخلية من خلال تحديد المعلومات التي يجب أن تتضمنها هذه التقارير ، ومن المسؤول عن إعدادها ومن سيتلقى التقارير. تحتوي بعض التقارير على معلومات سرية ، ويجب أن تحدد إجراءات التوثيق التقارير الحساسة وتفصل الإجراءات الأمنية المقابلة.

تصالح

حتى في الشركات الصغيرة ، تؤدي إجراءات التوثيق إلى مستندات مختلفة لها مصادر مستقلة. طريقة فعالة للتحقق من دقتها هي إقامة تسوية بين البيانات القابلة للمقارنة من مؤلفين مختلفين. يجب أن تحدد إجراءات التوثيق ما يجب أن تتم المصالحة ، ومن المسؤول عن تنفيذها. يجب أن تفصل طريقة للتعامل مع التناقضات وتحديد المسؤولية عن حل الاختلافات.