كيفية عمل قسائم دفع للموظفين

تسهل بيانات الراتب أو قسائم الدفع على الموظفين تتبع أرباحهم والتقدم بطلب للحصول على قروض أو رهون عقارية أو بطاقات ائتمان. بصفتك مالكًا لمشروع صغير ، يمكنك استخدام برنامج كعب رواتب مجاني لإنشاء كشوف دفع لموظفيك. تقدم معظم برامج المحاسبة هذا الخيار أيضًا. قبل البدء ، تأكد من أنك تعرف ما هو مدرج في كعب الدفع.

تلميح

يمكن لأصحاب الأعمال الصغيرة استخدام مولدات كعب الدفع أو تنزيل قوالب كعب رواتب مجانية وتخصيصها وفقًا لاحتياجاتهم. تحتوي برامج المحاسبة وكشوف المرتبات ، مثل Xero و Sage ، على أدوات مدمجة لإنشاء كشوف دفع عبر الإنترنت.

ما هو كعب الدفع؟

تعرض قسائم الدفع الأجور المكتسبة لفترة محددة ، إلى جانب أي خصومات شخصية وضرائب ومساهمات الموظفين وتفاصيل أخرى ذات صلة. تُعلم هذه السجلات العمال بكيفية حساب أجورهم. عادةً ما يتم إرفاق قسائم الدفع بشيكات رواتبهم أو إصدارها بتنسيق رقمي. إذا دفعت لموظفيك عن طريق الإيداع المباشر ، يمكنك تقديم قسائم دفع إلكترونية.

وفقًا لوزارة العمل الأمريكية ، لا يتطلب قانون معايير العمل العادل من أصحاب العمل إصدار إيصالات دفع ، لكنهم ما زالوا بحاجة إلى الاحتفاظ بسجلات أجور موظفيهم وساعات عملهم. تؤكد هذه المستندات أن العاملين لديك مصنفون على أنهم موظفين - وليسوا متعاقدين - وأنك تدفع ضرائب الرواتب ، وتلاحظ مسائل السياسة في أوهايو. اعتمادًا على اللوائح في ولايتك ، يمكنك إصدار كعب رواتب في شكل رقمي أو ورقي وإرساله إلى موظفيك في يوم الدفع. تأكد من تضمين المعلومات التالية:

  • اسم الشركة وعنوانها
  • اسم الموظف وعنوانه ورقم الضمان الاجتماعي
  • إجمالي وصافي الأرباح
  • ساعات العمل ومعدل الساعة لفترة الدفع
  • تاريخ البدء والانتهاء لفترة الدفع
  • التأمين الصحي والخصومات الأخرى
  • مساهمات الموظفين
  • الضرائب المقتطعة
  • الدفع الخلفي أو العمل الإضافي أو المكافآت (إن وجدت)
  • الإجازة المرضية المتراكمة (مطلوبة في بعض الولايات)

على سبيل المثال ، يُطلب من أصحاب العمل في كاليفورنيا تقديم قسائم الرواتب بتنسيق ورقي وتسجيل جميع الخصومات بالحبر ، وفقًا لجمعية إدارة الموارد البشرية. بعض الولايات ، مثل ألاباما وأركنساس وفلوريدا ولويزيانا ، لا تطلب من أصحاب العمل تقديم قسائم رواتب ، وفقًا لتقارير العدل بين الأديان.

قم بإنشاء كعب رواتب عبر الإنترنت

بصفتك صاحب عمل ، من مصلحتك الفضلى تقديم قسائم الأجور لموظفيك حتى يفهموا الفرق بين إجمالي الأجر وصافي الأجر. قد يحتاجون أيضًا إلى هذه المستندات لاستئجار منزل أو شقة أو التقدم بطلب للحصول على قرض أو الحصول على رهن عقاري. علاوة على ذلك ، يجوز للموظفين استخدام كشوف المرتبات الخاصة بهم للتحقق مما إذا كانوا مؤهلين لبرامج شبكات الأمان. ببساطة ، قسيمة الأجور هي بمثابة دليل على الدخل.

هناك عدة طرق لإنشاء كعب رواتب. على سبيل المثال ، يمكنك الوصول إلى النماذج القانونية أو Stub Creator وتنزيل قالب كعب رواتب مجاني. املأها وأرسلها إلى موظفيك بتنسيق رقمي أو ورقي. يقدم مكتب مفوض العمل في كاليفورنيا ومواقع الويب الأخرى التابعة للولاية أيضًا قوالب كعب رواتب مجانية. إذا كان القالب متاحًا بتنسيق PDF ، فيمكنك استخدام Adobe Acrobat DC أو محرر PDF آخر لتخصيصه وفقًا لاحتياجاتك.

خيار آخر هو استخدام مولد كعب رواتب مجاني. Shopify ، على سبيل المثال ، يقدم هذه الميزة ولا يتطلب حساب مستخدم. املأ النموذج ، وأنت على ما يرام. يتقاضى FormPros رسومًا بسيطة مقابل كل كعب دفع يتم إنشاؤه ، ولكنه يحتوي على ميزات أكثر من Shopify والأدوات المجانية الأخرى. يمكن للبرنامج حساب إجمالي وصافي الأرباح والخصومات والضرائب والمساهمات تلقائيًا بناءً على القوانين في ولايتك.

تحتوي معظم برامج المحاسبة وكشوف المرتبات على مولدات كعب رواتب مدمجة. إذا قمت بالاشتراك في Sage أو Patriot Software أو Xero ، فلن تضطر إلى دفع المزيد مقابل هذا الخيار. بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك الحصول على إعداد كشوف المرتبات مجانًا ، وأدوات إدارة المخزون ، ومعالجة دفع الإيداع المباشر ، وغيرها من الميزات المفيدة.