كيفية أرشفة المجلدات في Outlook لتحرير مساحة

قد يؤدي عدم وجود مساحة خالية كافية في صندوق البريد الخاص بك إلى تفويت الاتصالات المهمة إذا كانت تأتي مع صندوق بريد Outlook الخاص بك ممتلئًا. بينما توفر لك معظم خدمات البريد الإلكتروني مساحة تخزين كافية ، فقد ترغب في أرشفة مجلداتك لتحرير مساحة إضافية في صندوق البريد الخاص بك. باستخدام Microsoft Outlook ، يمكنك أرشفة عناصر المجلد التي تطابق المعايير الخاصة بك تلقائيًا ، مثل العناصر الأقدم من ثلاثة أشهر. يمكنك أيضًا تكوين مجلدات محددة ليتم أرشفتها تلقائيًا باستخدام ميزة الأرشفة التلقائية في Outlook.

أرشفة مجلد تلقائيًا

يمكنك تكوين مجلد في Outlook لأرشفة رسائل البريد الإلكتروني التي تتجاوز عمرًا معينًا تلقائيًا.

  1. اختر المجلد الذي تريد أرشفته

  2. افتح المجلد في Outlook الذي تريد أرشفته. على سبيل المثال ، انقر فوق "البريد" في جزء التنقل ، ثم انقر فوق "البريد الوارد".

  3. افتح إعدادات الأرشفة التلقائية لبرنامج Outlook

  4. انقر فوق علامة التبويب "مجلد" ، ثم انقر فوق الزر "إعدادات الأرشفة التلقائية" في مجموعة خصائص من شريط المجلد لفتح خصائص الأرشفة التلقائية للمجلد.

  5. حدد عدد مرات الأرشفة

  6. انقر على زر الاختيار بجوار "أرشفة هذا المجلد باستخدام هذه الإعدادات" ، ثم حدد عدد مرات أرشفة المجلد. على سبيل المثال ، أدخل "3 أشهر" في المحددات بجوار تنظيف العناصر الأقدم من.

  7. اختر كيفية أرشفة البيانات

  8. انقر فوق زر الاختيار الموجود بجوار أحد الخيارات الخاصة بكيفية التعامل مع العناصر المؤرشفة. يوصى بتحديد "نقل العناصر القديمة إلى مجلد الأرشيف الافتراضي" ما لم يكن لديك موقع آخر تفضل تخزين الأرشيف الخاص بك.

  9. احفظ إعداداتك

  10. انقر فوق الزر "موافق" لحفظ التغييرات على خصائص المجلد وتمكين الأرشفة. قد تستغرق عملية الأرشفة بضع دقائق حتى تكتمل بناءً على حجم المجلد.

قم بتحرير المساحة يدويًا

في بعض الحالات ، قد ترغب في جعل Outlook يقوم بأرشفة مجلد عند الطلب. يمكنك القيام بذلك باستخدام ميزة الأرشفة اليدوية.

  1. افتح قائمة الملفات

  2. انقر فوق القائمة "ملف" في Outlook.

  3. استخدم قائمة أدوات التنظيف

  4. انقر على زر القائمة المنسدلة "أدوات التنظيف" بجوار Mailbox Cleanup ضمن قائمة المعلومات الفرعية ، ثم انقر على "أرشفة ..."

  5. اختر مجلدًا لوضعه في الأرشيف

  6. انقر فوق اسم المجلد الذي ترغب في أرشفته. على سبيل المثال ، انقر على "علبة الوارد" ضمن مجلد حساب بريدك الإلكتروني.

  7. اختر رسائل البريد الإلكتروني المطلوب أرشفتها

  8. أدخل تاريخًا في الحقل بجوار "أرشفة العناصر الأقدم من" ، أو انقر على السهم وحدد تاريخًا لأرشفة العناصر مع التواريخ السابقة لإدخالك. على سبيل المثال ، أدخل "1/1/18" لأرشفة عناصر المجلد التي تم إنشاؤها قبل عام 2018.

  9. حدد مكان الاحتفاظ بالبيانات

  10. انقر فوق الزر "استعراض" إذا كنت ترغب في اختيار موقع مخصص للأرشيف الخاص بك. يوصى بعدم تغيير موقع ملف الأرشيف. انقر فوق الزر "موافق" لبدء عملية الأرشفة.

تجنب ضياع البيانات

بشكل افتراضي ، يتم تخزين العناصر المؤرشفة في مجلد "ملفات Outlook" في المستندات.

قد تقيد بعض خوادم Microsoft Exchange قدرتك على أرشفة العناصر أو تعطلها وفقًا لسياسات الاحتفاظ بالبريد في المؤسسة. تأكد من فهمك لسياسات وحدود شركتك قبل المخاطرة بفقدان البيانات أو انتهاك القواعد عن غير قصد حول مدة الاحتفاظ برسائل البريد الإلكتروني في متناول اليد. استشر قسم تكنولوجيا المعلومات إذا كان لديك قسم لمزيد من المعلومات حول المدة التي يتم فيها تخزين البيانات المؤرشفة.

قد تتم إزالة العناصر التي أرشفتها من خادم البريد تمامًا. يوصى بإنشاء نسخ احتياطية من مجلد ملفات Outlook لتجنب فقدان الوصول إلى العناصر المؤرشفة. مرة أخرى ، تأكد من القيام بذلك وفقًا لسياسات مؤسستك إذا كنت تستخدم Outlook في العمل.

إذا كان لديك مساحة كبيرة بدون أرشفة البيانات ، فقد لا تكون هناك حاجة لاستخدام ميزات الأرشيف في Outlook. بدلاً من ذلك ، قد ترغب ببساطة في تنظيم رسائل البريد الإلكتروني في مجلدات أو تخزينها بطريقة يمكنك من خلالها العثور بسهولة على ما تحتاجه.