مزايا وعيوب جداول البيانات

في الأعمال التجارية ، يعد التخطيط الاستراتيجي ضروريًا ويتطلب معلومات صحيحة من أجل اتخاذ القرارات الرئيسية. سيساعد اختيار الأدوات المناسبة لإدخال البيانات وتتبعها وتحليلها وتخزينها أصحاب الأعمال والمديرين على اتخاذ أفضل الخيارات لأعمال شركاتهم. أحد مكونات مجموعات إنتاجية البرامج هو جدول البيانات. تحظى جداول البيانات بشعبية بين المحاسبين وبين أولئك الذين يرغبون في جمع البيانات وتتبعها ، ولكن هناك بعض القيود التي قد لا تجعلها الخيار الأفضل لكل تطبيق مكتبي.

ميزة: تنظيم البيانات

غالبًا ما تكون جداول البيانات هي أداة الانتقال لجمع البيانات وتنظيمها ، والتي تعد من بين أبسط استخداماتها. يمكن بسهولة وضع المعلومات في أعمدة وصفوف مرتبة ثم فرزها حسب نوع المعلومات. على الرغم من أن مجموعة كبيرة من البيانات قد يكون من الصعب عرضها في حالتها الأولية ، إلا أن الأدوات الموجودة في البرنامج تسمح للمستخدم بإنشاء عروض تقديمية حيث يتم تحليل البيانات وتوصيلها بالمخططات الدائرية أو الجداول لسهولة العرض والتفسير.

العيب: تحيز المستخدم

ومع ذلك ، فإن الجانب السلبي هو أن المعلومات التي يختارها المستخدم للتحليل فقط مدرجة في هذه العروض ، وبالتالي ، قد يتم استبعاد المعلومات الأخرى ذات الصلة التي قد تؤثر على اتخاذ القرار ، عن غير قصد. لجعل الإبلاغ عن البيانات أكثر سهولة وشمولية للمستخدم ، تختار الشركات استخدام أدوات إعداد التقارير مثل Tableau و Qlik ، بدلاً من الاعتماد فقط على جدول البيانات.

ميزة: تبسيط العمليات الحسابية

لا أحد يحب قضاء كل وقته في العمل في إجراء حسابات متكررة. الجاذبية الكبيرة لجداول البيانات هي أن البرنامج يقوم بكل العمليات الحسابية للمستخدم. بمجرد كتابة الصيغة ويكون للبرنامج أمر محدد ، يمكن بسهولة حساب الحسابات المعقدة للبيانات ذات الصلة التي تم إدخالها. يتيح ذلك للمستخدمين طرح أنواع الأسئلة "ماذا لو" والحصول بسهولة على الإجابات التي يحتاجون إليها دون الحاجة إلى إعادة صياغة الحسابات.

على سبيل المثال ، إذا تم إعداد جدول البيانات لحساب إجمالي الربح ، عند تغيير أي متغير مثل التكلفة لكل وحدة أو تكاليف الشحن أو خصم المبيعات ، يقوم البرنامج تلقائيًا بإعادة حساب إجمالي الربح الجديد بناءً على المعلومات الجديدة.

العيب: تعلم النحو يتطلب مهارة

يتمثل الجزء الصعب بالنسبة للعديد من المستخدمين في أنه يجب إدخال الحسابات في جدول البيانات كصيغ. يتطلب هذا تعلم الصيغة الصحيحة لكل نوع من الحسابات التي ترغب في إجرائها. على الرغم من توفر العديد من الفصول لتعلم المهارات اللازمة لاستخدام هذه الصيغ ، لا يزال العديد من المستخدمين يجدونها صعبة. إذا كانت الصيغة غير صحيحة ، فلن يقوم البرنامج بإرجاع المعلومات الصحيحة عند تشغيل العمليات الحسابية. بالإضافة إلى ذلك ، إذا قام المستخدمون بإدخال بيانات خاطئة ، حتى في خلية واحدة فقط من جدول البيانات ، فستتأثر جميع العمليات الحسابية والخلايا ذات الصلة وستتضمن بيانات غير صحيحة.

ميزة: وصول مستخدم متعدد

في بيئة العمل التعاونية اليوم ، غالبًا ما يحتاج العديد من المستخدمين داخل المكتب إلى الوصول إلى نفس المستندات. في حالة استخدام Microsoft Excel ، يمكن مشاركة جداول البيانات ، ولكن يمكن لمستخدم واحد فقط تغيير البيانات في المرة الواحدة. إذا تم عمل نسخ محلية وتحديثها ، فلن يتمكن المستخدمون الآخرون من الوصول إلى البيانات الجديدة. تقدم جداول بيانات Google حلاً لمشاركة الملفات والسماح لعدة مستخدمين بالوصول إلى نموذج واحد وتحديثه.

اعلم أنه في كلتا الحالتين ، لا يوجد سجل للملفات. لذلك ، بغض النظر عمن يقوم بإجراء التغييرات في أي وقت ، عند إجراء أي تغييرات ، يتم فقد محفوظات المعلومات السابقة.

العيب: انعدام الأمن

عيب آخر في جدول البيانات هو الافتقار إلى الأمان لملفاتك. عادةً ما تكون جداول البيانات غير آمنة وبالتالي فهي معرضة بشكل أكبر لتلف البيانات أو سوء إدارة المعلومات. قد لا تكون الملفات التي تحتوي على معلومات مالية حساسة في مأمن من المتسللين ، حتى لو كانت محمية بكلمة مرور.

لذلك قد تكون الأنواع الأخرى من برامج جمع البيانات خيارًا أكثر ملاءمة. يحتوي Access أو Oracle أو أي شكل آخر من قواعد البيانات العلائقية على ضمانات مدمجة تحمي تكامل البيانات وتمنع إعادة تنظيم المعلومات. على سبيل المثال ، في جدول بيانات ، قد يقوم المستخدم بفرز عمود من المعلومات وقد يتسبب عن غير قصد في أن تصبح المعلومات ذات الصلة ، مثل الاسم الأول واسم العائلة ، غير متزامنة. في المقابل ، ستحافظ قاعدة البيانات على توحيد جميع أجزاء السجل ، وبالتالي ضمان سلامة أفضل للبيانات.