مثال على محضر الاجتماع

محاضر الاجتماع ليست مجرد ورقة غش لما قيل في اجتماع الموظفين الأسبوع الماضي. قد تكون المحاضر عبارة عن وثائق قانونية رسمية تمثل الإجراء الرسمي لمجلس إدارة الشركة أو قيادة الكيان الحكومي. لأن المحاضر هي السجل الرسمي للأعمال والنشاط الحكومي ، فمن المفيد تطويرها بشكل فعال. إذا كنت تكتب الملاحظات يدويًا على الورق ، فقد يكون من المفيد أن يكون لديك نموذج مطبوع مسبقًا حتى تتمكن من وضع المعلومات المناسبة حيثما تذهب. يمكنك أيضًا إنشاء نموذج كمبيوتر إذا أحضرت الكمبيوتر المحمول أو الكمبيوتر المحمول الإلكتروني لاستخدامه أثناء الاجتماع.

معلومات الرأس

تتضمن الدقائق عنوانًا لتاريخ ومكان الاجتماع. يسجل العنوان من كان حاضرًا ومن كان لديه غياب معذر ، وعادةً ما يحدد الشخص الذي شغل منصب رئيس الاجتماع وسكرتير التسجيل. الاجتماعات التي تحدث في وقت واحد في أماكن متعددة - على سبيل المثال ، من خلال مؤتمرات الفيديو - عادةً ما تسجل الحضور بناءً على الموقع.

مثال:

محضر اجتماع مجلس إدارة شركة A-1 4 مايو 2017 غرفة المجلس التنفيذي ، المقر الرئيسي روبرت جونسون ، رئيس مجلس الإدارة وكايل ماكجريجور ، أمين التسجيل الحاضر: R. Johnson ، M. Perez ، J. Hatoyama ، F. Michaels إس هوثورن ، إم سميث ، آر ساندبورن ، في كلارك

مادة تمهيدية

تبدأ الدقائق عادةً بالوقت المحدد الذي دعا فيه الرئيس للاجتماع للطلب. في معظم الاجتماعات ، تشمل البنود الأولى على جدول الأعمال مقدمات وملاحظات من الرئيس والموافقة على محضر الاجتماع السابق. الحصول على النقاط الرئيسية المعروضة خلال تصريحات رئيس الجلسة. إذا قدم الأعضاء أي تعديلات على محضر الاجتماع السابق ، فقم بتسجيل التغييرات بدقة.

مثال:

دعا السيد جونسون للاجتماع في الساعة 2:46 مساءً بعد مقدمات غير رسمية ، أعلن جونسون أن قطته أنجبت مؤخرًا ست قطط صغيرة. بناءً على اقتراح السيدة هوثورن ، تم اعتماد محضر اجتماع يوليو بالإجماع باستثناء أن كلمة "شاحنة" في الفقرة 15 قد تم ضربها واستبدالها بكلمة "نصف جرار".

جدول الموافقة

على الرغم من أن كل اجتماع له هيكل مختلف ، فإن الاجتماعات الرسمية - خاصة للجماعات الحكومية - تبدأ عادة بـ "أجندة الموافقة" ، والتي هي أكثر بقليل من سلسلة من التقارير والبيانات التي لا تتطلب التصويت. غالبًا ما يتضمن جدول أعمال الموافقة المراسلات والتقارير من اللجان والمواد الإعلامية فقط الأخرى.

سجل النقاط الرئيسية لكل بند تمت مناقشته خلال جدول أعمال الموافقة ، مع تحديد موضوع المحادثة وأي تعليقات رئيسية يقدمها الأعضاء أثناء المناقشة المفتوحة.

مثال:

قرأت السيدة سميث في السجل خطابًا من شركة XYZ Manufacturing Company بتاريخ 4 نوفمبر. أشادت الرسالة باحترافية قسم النقل في تسريع عملية تسليم المنتجات عالية المستوى. قال السيد بيريز ، نيابة عن قسم النقل ، إن شركة XYZ قامت بعمل ممتاز في توفير إرشادات مفصلة عن الطريق.

أجندة الأعمال

جدول الأعمال هو مكان الإجراء - الجزء من الاجتماع حيث يناقش الأعضاء ويصوتون على بنود العمل المختلفة. بالنسبة للمحاضر الرسمية ، يجب على السكرتير نسخ الاقتراح الفعلي الذي يتم التصويت عليه وفرز الأصوات الفعلي ، بما في ذلك من صوت لصالح السؤال ومعارضه. عادة ، يلتقط السكرتير أيضًا ملخصًا للمناقشة ، بما في ذلك النقاط الرئيسية التي أثارها كل عضو تحدث.

من الناحية الفنية ، لا يوجد شيء اسمه التصويت بـ "الامتناع". الامتناع عن التصويت يعني عدم التصويت على الإطلاق. يجب على الأشخاص الذين يرغبون في تسجيل أنهم لا يؤيدون أو يعارضون مسألة ما أن يصوتوا "حاضر" بدلاً من ذلك.

مثال:

افتتح جونسون مناقشة حول فاتورة من ABC Widgets مقابل 21،434.87 دولارًا. وقالت السيدة هاتوياما إن الفاتورة تمت الموافقة عليها من قبل اللجنة المالية الأسبوع الماضي. قال السيد مايكلز إنه يدعم العمل الجاري مع ABC Widgets. تقدم هاتوياما للموافقة على الفاتورة من ABC Widgets، Inc. ، بمبلغ 21،434.87 دولارًا. السيدة ساندبورن معارة. حملت الحركة 4-2 ، مع هاتوياما ، ساندبورن ، مايكلز وسميث لصالحها وعارضها بيريز وكلارك.

المواد الختامية

تنتهي معظم الدقائق عادةً بوقت تأجيل الاجتماع. يتم توقيع المحضر من قبل رئيس الجلسة وسكرتير التسجيل ، على الرغم من أنه إذا كان السكرتير عضوًا مصوتًا في المجموعة ، فإن توقيع السكرتير وحده غالبًا ما يكون كافياً.

مثال:

قام جونسون بتأجيل الاجتماع في الساعة 7:14 مساءً ومن المقرر عقد الاجتماع التالي في 5 أغسطس الساعة 3 مساءً في غرفة المجلس التنفيذي.

وقع روبرت جونسون ، رئيس مجلس الإدارة كايل مكجريجور ، سكرتير التسجيل